Données personnelles

Traitement des données personnelles

Les données personnelles sont notamment collectées ou traitées à l’occasion de la navigation sur le site et de la saisie éventuelle par la personne concernée d’informations dans les formulaires de collecte de données, de la création de compte personnalisé pour accéder à un espace réservé, et plus généralement dans le cadre de la relation et des échanges ultérieurs avec l’OPC quel qu’en soit le support.

Type de données collectées

Plusieurs catégories de données à caractère personnel peuvent être collectées, et en particulier les données suivantes :

Des données d’identification : il s’agit notamment de données telles que civilité, nom et prénom, coordonnées (adresse de courrier électronique, numéro de téléphone, adresse postale), de données liées au travail (organisme et fonction).

Un historique de trafic et de navigation sur le site, pouvant comprendre des informations relatives à la traçabilité des actions et interactions avec le site, ainsi que des données de localisation (localisation de l’adresse IP par exemple), des données relatives au terminal ou encore des données de tracking d’actions à l’égard des emails échangés au travers de l’outil « Google Analytics ® » (ouvertures, clics…).

Des données relatives au suivi de la relation avec l’OPC : demande de contact, de renseignements ou de documentation, correspondances échangées, d’ordre économique et financier, données relatives à la situation familiale, personnelle, professionnelle, services souscrits / produits commandés et détail, historique des demandes, création de profils, compte client, données nécessaires à la réalisation des actions de prospection, d’étude, de sondage et de promotion, données relatives à la vie d’un extranet (messages postés, commentaires…)

Caractère obligatoire ou facultatif des données

À l’occasion de la navigation sur le site, l’utilisateur ou la personne concernée est informé, sur chaque formulaire de collecte de données à caractère personnel, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ou des informations collectées, par l’indication d’un astérisque à côté du ou des champs. À défaut d’astérisque, les informations demandées sont facultatives.

À défaut de renseignement des informations ayant un caractère obligatoire, la demande liée à cette collecte de données, la demande de renseignement, de service ou de documentation peut ne pas être traitée ou de façon différée dans le temps.

Finalités de la collecte de données

L’OPC traite les données collectées par suite de la navigation et la requête par formulaire sur le site par la personne concernée, suite à l’inscription d’un stagiaire à l’extranet des formations de l’OPC. La collecte peut aussi procéder de la fourniture des données personnelles à l’occasion d’une communication écrite ou téléphonique de la personne concernée avec l’OPC.

Les finalités de la collecte de données sont les suivantes :

• La gestion, le traitement et le suivi des demandes et des échanges avec l’OPC initiés de façon écrite par correspondance postale ou téléphonique ou sur le site quel qu’en soit l’objet (demande de contact, de renseignement ou de documentation…), et des relations de l’OPC avec ses contacts (utilisateurs, prospects, clients…).
• La gestion des relations concernant les contrats, commandes, demandes documentaires ou de renseignements, création de comptes utilisateur avec l’accès à un espace réservé.
• La création de comptes utilisateur permet à la personne d’accéder et de bénéficier d’un espace réservé, d’échanger avec une communauté, de poster des commentaires, photos, liens et de profiter de ressources proposées par l’Observatoire.
• La mise en œuvre de campagnes de promotion, la réalisation d’opérations de prospection, de sollicitation et de communication (emails dont newsletters et courrier postal, ciblage, segmentation et personnalisation des échanges, communication d’offres d’emplois ou de formation).
• La gestion et la mise en œuvre des opérations de communication par l’OPC.
• L’accès et le bénéfice des fonctionnalités proposées sur le site.
• L’amélioration, la mise à jour et l’optimisation de la qualité et des fonctionnalités du site.
• La réalisation et l’élaboration d’études, d’analyses, de rapports et de documents statistiques.
• La gestion et le traitement des demandes des utilisateurs du site, et plus généralement des contacts de l’OPC, visant à l’exercice de leurs droits en matière de protection des données à caractère personnel.
• La compréhension et l’étude de l’utilisation du site par les utilisateurs du site et du comportement de navigation de ces derniers en vue de l’amélioration de notre communication en ligne par l’outil « Google Analytics ® ».
• Le respect des obligations légales et réglementaires résultant notamment de l’activité de l’OPC.

En fonction des finalités poursuivies, le fondement de tels traitements de données à caractère personnel peut varier.

De manière générale, ces traitements sont nécessaires :

• Pour la gestion, le traitement et le suivi des demandes à l’attention de l’OPC (notamment réponse aux demandes de renseignement, traitement des demandes documentaires…), ces opérations pouvant dans certains cas être qualifiées d’opérations nécessaires au service d’un renseignement ou à la fourniture d’une documentation.
• Pour animer les réseaux et communautés de l’OPC (création de comptes extranet ), ces opérations pouvant être qualifiées de nécessaire au service de la vie de ses réseaux.
• Pour la poursuite des intérêts légitimes de l’OPC dans le cadre de la gestion et du suivi de ses relations avec les utilisateurs du site, et plus généralement avec ses contacts, et de l’organisation de ses opérations de prospection et de communication.
• Pour l’accomplissement des obligations légales et réglementaires qui pèsent sur l’OPC en considération des exigences d’ordre public et de sécurité intérieure ou de défense nationale.

Destinataires ou catégories de destinataires des données

Les données à caractère personnel sont destinées aux seuls services et personnels habilités de l’OPC.

Les données peuvent donner lieu à communication conditionnelle pour les seules finalités sus-évoquées si une telle communication s’avère nécessaire aux éventuels prestataires et partenaires contractuels et commerciaux pouvant intervenir dans le cadre des traitements de données à caractère personnel susvisés.

Les données pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître, en particulier en cas de réquisition en provenance des autorités judiciaires, policières ou administratives.

Il est précisé que les autorités visées ci-dessus ne sont pas destinataires de l’ensemble de toutes les données collectées et traitées mais uniquement de celles nécessaires à l’action de ces autorités supposant voire obligeant à une communication de données.

Durée de conservation des données

Sauf précision contraire :

• Les données collectées et traitées par l’OPC sont conservées pendant une durée de cinq ans à compter du dernier contact avec l’OPC (demande en ligne, courrier électronique ou postal, appel téléphonique, inscription à la newsletter, clic dans un email adressé par l’OPC, participation à un événement, achat de produits en ligne…) ou de la fin des relations avec l’OPC quel qu’en soit le motif.
• Les données de connexion, de navigation et de trafic sont conservées pendant une durée maximale de cinq années.

L’ensemble de ces données peut toutefois être conservé au-delà des durées précitées :

• Sur l’accord exprès de l’utilisateur.
• Sous forme d’archives, pour répondre aux obligations légales et réglementaires éventuelles qui s’imposent à l’Observatoire ou encore pendant les délais légaux de prescription ou d’opposition.
• Pour l’animation de l’extranet des formations qui prévoit notamment un annuaire.

Les durées de conservation sont déterminées en vue du traitement des données associées à la vie de l’annuaire et de l’association, aux demandes ou sollicitation des utilisateurs ou personnes concernées (renseignement, commande, contact,…) ou aux fins d’exécuter les opérations de communication, de marketing et de recrutement relevant de l’objet associatif de l’OPC.

L’Observatoire s’efforce d’appliquer le principe de proportionnalité en vertu duquel les données à caractère ne doivent pas être conservées plus longtemps que la durée nécessaire à la réalisation de la finalité en vue de laquelle les données ont été collectées.

Pour le cas de décès de l’utilisateur dont des données personnelles auraient donné lieu à collecte, la conservation des données cesse dès lors que l’OPC a connaissance de l’événement, le cas échéant par ses propres informations ou sur l’information des ayant-droit de la personne décédée ou de tiers autorisés.

À cet égard, en cas de décès porté à la connaissance de l’OPC, les données seront supprimées sur la demande anticipée de la personne concernée ou sur demande des ayant-droit ou tiers autorisés.

L’Observatoire rappelle à la dérogation légale issue de la nécessité de conservation pendant une durée déterminée pour des motifs tenant aux délais légaux de prescription civile ou pénale même après que les données aient pu être communiquées à un tiers éventuellement désigné par la personne concernée.

Droit des personnes concernées

Par application des dispositions légales et réglementaires en vigueur, l’utilisateur ou la personne concernée dispose de différents droits.

L’utilisateur ou la personne concernée peut exercer un droit d’interrogation et d’accès à ses données.

L’utilisateur ou la personne concernée dispose également d’un droit de rectification, d’effacement et de limitation du traitement de ses données ainsi que du droit à la portabilité des données.

L’utilisateur ou la personne concernée dispose d’un droit d’opposition à ce que les données à caractère personnel fassent l’objet d’un quelconque traitement, et d’un droit d’opposition à ce que les données soient utilisées à des fins de prospection notamment commerciale.

L’utilisateur ou la personne concernée dispose également du droit d’émettre des lignes directrices relatives au sort des données à caractère personnel et à la manière dont il entend que ses droits soient exercés après son décès en combinaison avec les dispositions de l’art 8 in fine.

Toutes les demandes tendant à l’exercice de ces droits, ainsi que toutes demandes d’information concernant la protection des données à caractère personnel, doivent être effectuées par courrier auprès de l’OPC à l’adresse postale suivante : Observatoire des politiques culturelles 1, rue du Vieux Temple 38000 Grenoble ou à l’adresse électronique contact (suivi de) @observatoire-culture.net.

Le responsable du traitement des données désigné par l’OPC est THOMAS VASSEUR.

L’exigence de confidentialité et de protection des données personnelles autorise l’OPC à s’assurer de l’identité du requérant avant de répondre à une telle demande et suppose la production d’une copie d’un titre d’identité signé.

Certains formulaires en ligne sur notre site proposent aux utilisateurs de saisir leur numéro de téléphone. L’OPC informe l’utilisateur de son droit à s’inscrire gratuitement sur la liste nationale d’opposition au démarchage téléphonique via le site internet accessible à l’URL bloctel.gouv.fr.

En cas de différend, la personne dispose du droit de présenter une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés CNIL 3 place de Fontenoy TSA 80715 75334 PARIS Cedex 07 ou par son site : cnil.fr.

Mesure prises par l’OPC relatives à la sécurité des données

L’OPC est tenu légalement à la confidentialité des données et à leur sécurité. À cet effet, l’OPC prend toutes les précautions et mesures utiles et appropriées, qu’elles soient physiques, logiques, techniques, fonctionnelles, administratives ou organisationnelles, au regard de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité peut varier, pour la garantie des droits et libertés des personnes physiques, pour préserver la sécurité et la confidentialité des données et garantir un niveau de sécurité adapté au risque, et notamment empêcher qu’elles soient divulguées, dénaturées, déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

En raison des difficultés inhérentes à l’exercice d’une activité sur internet et des risques résultant d’une transmission de données par voie électronique, l’OPC ne saurait toutefois être tenue à une obligation de résultat.

En cas de survenance de difficultés, l’OPC fera ses meilleurs efforts pour circonscrire les risques et prendra toutes les mesures adéquates, conformément à ses obligations légales et réglementaires (actions correctrices, information de l’autorité nationale en charge de la protection des données à caractère personnel et le cas échéant des personnes concernées,…).

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, l’OPC impose contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité et notamment de confidentialité s’agissant des données à caractère personnel auxquelles ils peuvent avoir accès (mesures techniques et organisationnelles appropriées de protection de ces données).

Liens vers les sites de tiers

L’OPC indique des liens sur son site correspondant à des sites partenaires ou des sites ressources et qui sont extérieurs à celui de l’Observatoire.

Les politiques de protection des données personnelles de ces sites peuvent être différentes de celle de l’OPC.

Il est recommandé, dans tous les cas, de prendre connaissance de la politique de protection des données personnelles de chacun des sites concernés.

La responsabilité de l’OPC ne saurait être recherchée dans le cas où les traitements de données mis en œuvre via l’un de ces sites contreviendraient aux dispositions légales et réglementaires applicables.

Mise à jour des conditions relatives à la protection des données personnelles

Les conditions d’utilisation et de protection des données à caractère personnel sont susceptibles d’être modifiées ou ajustées à tout moment.

Dans ce cas, les nouvelles conditions seront mises en ligne sur le site dans la rubrique dédiée.

Tous les formulaires de collecte de données à caractère personnel figurant du site de l’OPC proposent un lien vers les conditions d’utilisation.